有令人眼花缭乱的功能和能力可供选择，这似乎是一项艰巨的任务，但事实并非如此，因为并非所有功能都对您的企业和组织都具有相同的价值。以下是文档管理系统中最重要的 10 件事
文档管理系统中最重要的 10 件事
1. 安全
文档管理中的安全性不容小觑。它涵盖了从加密和访问控制到遵守全球数据保护法规的方方面面。强大的 DMS 应提供端到端加密、复杂的用户权限和审计跟踪，以监控文档访问和修改，确保敏感信息免受内部和外部威胁。最后，Folderit 的 DMS体现了这些安全措施，为您的文档提供了坚固的环境。
2. 用户友好
DMS 的可用性决定了其在组织内的采用 WhatsApp 数据 率和整体效率。直观的界面、简单的导航和最小的学习曲线对于确保所有团队成员（无论其技术专长如何）都能高效地管理文档至关重要。Folderit 优先考虑用户体验，提供了一个简单易用的平台，可简化各个级别的用户的文档管理。
3. 高级捕获功能
准确捕获和数字化文档的能力是有效文档管理的基础。先进的 OCR 技术、批量扫描和元数据提取有助于将纸质文档转换为可搜索的数字格式，从而提高可访问性和效率。Folderit 结合了这些先进的捕获功能，以无缝方式简化了从物理到数字的过渡。
4.工作流自动化
工作流自动化将手动文档流程转变为高效的数字工作流程，从而减少错误并 CZ 领先 节省时间。通过自动执行文档路由、审批和通知等任务，企业可以确保一致性并加快运营速度。Folderit 的工作流自动化工具使组织能够设计符合其独特流程的自定义工作流程，从而提高生产力和运营效率。
5. 电子签名
在日益远程的工作环境中，电子签名文档的 DocuSign 的替代签名方法：Folderit eSign 能力必不可少。多功能 DMS 既提供内置电子签名解决方案，又与领先的电子签名平台集成，为文档签名流程提供灵活性和法律合规性。Folderit 提供自己强大的电子签名功能 – Folderit eSign – 以及与DocuSign等平台的无缝集成，满足各种业务需求。
6.可扩展性
可扩展的 DMS可以随着您的业务发展而发展，适应不断增长的文档量和用户需求，而不会影响性能。可扩展性确保企业在扩张时能够继续有效地管理文档。Folderit 的可扩展解决方案支持业务增长，提供灵活的计划和功能，以适应不断变化的文档管理要求。
7.无缝集成
集成功能使 DMS 能够在组织现有的软件生态系统中协同运行。无论是与 CRM 系统、会计软件还是电子邮件平台连接，无缝集成都可以减少数据孤岛并提高生产力。Folderit 的 DMS 拥有广泛的集成选项，确保它与其他业务工具协调工作，实现统一的运营流程。
8. 支持混合劳动力
DMS 应满足当今混合劳动力的需求，提供基于云的访问，以便从任何位置、任何设备管理文档。这种灵活性支持远程工作模式，并确保团队协作不受地理限制的阻碍。Folderit 的基于云的 DMS 专为现代劳动力而设计，确保所有工作环境中的可访问性和协作性。
9.电子邮件管理
电子邮件是企业的主要沟通方式，因此有效的电子邮件管理必不可少。Folderit 将电子邮件视为文档，可轻松存储、标记和检索电子邮件。这种方法可确保关键信息不会在混乱中丢失，并确保符合存档要求。
10. 移动访问
随着业务越来越多地在移动中开展，移动访问 DMS 已成为必备功能。移动友好的 DMS 使用户能够直接从智能手机或平板电脑访问、管理和共享文档，确保在办公室外也能保持生产力。Folderit 的移动友好平台确保用户即使在旅途中也能完全访问文档管理功能。
结论
选择合适的文档管理软件是一项战略决策，会影响您业务运营的各个方面。Folderit 的 DMS 脱颖而出，提供全面、安全且用户友好的解决方案，满足现代企业的动态需求，提高效率，增强安全性，并促进跨团队和时区的协作。
