高效管理电子邮件是每个组织（无论大小）的必需品。将电子邮件集成到文档管理系统 (DMS) 代表着专业人员处理电子通信方式的重大飞跃。Folderit 是创新文档管理解决方案的领导者，它通过推出Outlook 插件向这个方向迈出了决定性的一步。此功能使用户能够将单个电子邮件直接发送到他们的 Folderit 帐户，以实现无缝存储、组织和检索。
Folderit Outlook 插件的工作原理
从本质上讲，Folderit Outlook 插件充当了您的电子邮件客户端和 Folderit DMS 之间的桥梁。以下是它如何无缝集成到您的工作流程中：
- 安装和设置： Outlook 插件商店提供此服务，安装过程非常简单，只需在 Outlook 功能区中添加新工具即可。安装完成后，只需一次登录即可确保电子邮件与 Folderit DMS 之间的连接安全。
- 电子邮件存储：激活插件后，您可以选择任何电子邮件 国家明智的电话号码数据 并将其直接发送到 Folderit。此操作会在您的 DMS 中创建一个新条目，将电子邮件存储为 EML 文件，从而保留原始格式和元数据。
- 系统内电子邮件预览： Folderit 插件独有的功能，用户可以直接在 DMS 中预览存储的电子邮件，而无需重新下载或使用外部应用程序。
- API 集成：插件由强大的 API 提供支持，可确保数据传输安全高效。它是允许插件与您的 Folderit 帐户通信的底层技术，可保持高水平的安全性和可靠性。
Folderit Outlook 插件的优势
Folderit Outlook 插件的好处非常广泛且多样。对于任何以电子邮件作 BZB 目录 为正式沟通工具的企业来说，将电子邮件保存并归类为文档的能力可以提高运营效率。
- 融入现有文档结构：用户可以将重要电子邮件发送到 Folderit DMS 中的预定义文件夹来存储它们。无论是特定项目、客户通信还是内部讨论的文件夹，电子邮件都会成为现有文档结构的一部分，可以像任何其他文档一样进行搜索和访问。
- 安全记录保存：使用 Folderit Outlook 插件，需要作为组织记录一部分保存的电子邮件可以安全地存储在 DMS 中。这不仅对于维护可靠的审计线索至关重要，而且还可以确保遵守要求保留通信的法规。
- 交易证明：对于通过电子邮件进行的交易，无论是订单、发票还是合同协议，只要有将这些电子邮件直接保存到 DMS 中的路径，就意味着可以将其作为交易证明检索，并且其完整性完好无损。
- 简化合规性：许多组织都有法 如何在网站上搜索关键词 律义务记录所有通信。使用 Folderit 的 Outlook 插件，满足这一要求不再是一件苦差事。每个查询和响应都可以系统地归档，确保无需劳动密集型的手动流程即可保持合规性。
- 增强协作： Folderit Outlook 插件允许团队实时访问与协作项目相关的电子邮件交流。通过将这些电子邮件存储在 DMS 内的共享文件夹中，每个团队成员都可以随时了解情况，从而促进更好的沟通和项目跟踪。
- 高效信息检索：借助 Folderit 的高级搜索功能，可以使用关键字、发件人、日期等元数据轻松找到存储在 DMS 中的电子邮件。这样就无需再费时费力地在收件箱或已发送邮件中查找特定电子邮件。
将电子邮件转化为可操作的资产
Folderit Outlook 插件不仅仅是收件箱和文档管理系统之间的桥梁，它还是一种将您的电子邮件转化为可操作资产的工具。Folderit DMS 的这一附加功能让用户能够精准且有远见地控制他们的电子邮件管理。
- 轻松归档电子邮件：归档电子邮件通常需要几个步骤，但使用 Folderit 插件，此过程简化为 Outlook 中的一项简单操作。用户可以立即归档重要通信，确保不会在繁忙的收件箱中丢失任何重要信息。
- 灾难恢复：电子邮件通常是商业通信的命脉。使用 Folderit Outlook 插件，电子邮件可以安全地存储在云中。这不仅可以防止意外删除，而且是灾难恢复计划的重要组成部分。如果任何因素危及本地数据，您的电子邮件在 Folderit 强大的云基础设施中仍然安全。
- 与工作流无缝集成： Folderit 深知，高效的工作流集成对于任何 DMS 功能都至关重要。Outlook 插件旨在融入电子邮件管理的自然工作流，确保在不影响用户体验的情况下提高工作效率。
- 系统内电子邮件预览： Folderit Outlook 插件的突出功能之一是能够在系统内预览 EML 格式的电子邮件。这意味着用户无需下载或在单独的应用程序中打开电子邮件即可查看，从而进一步简化了电子邮件管理流程。
- 法律合规性和审计准备：对于法律合规性和审计准备至关重要的行业，在电子邮件通信和 DMS 之间建立直接联系是非常宝贵的。Folderit Outlook 插件可确保所有通信都与必要的元数据一起存储，从而使审计跟踪透明并符合法律标准。
关于 Folderit Outlook 插件的最终想法
对于任何希望优化电子邮件管理的组织来说，Folderit Outlook 插件都是必不可少。它是一款功能强大的工具，可满足现代对快速、安全、可靠的文档管理解决方案的需求。对于 Folderit 用户来说，这项新功能将重新定义电子邮件的存储、搜索和管理方式，巩固该平台在 DMS 领域的领先地位。
